Per fare fronte all’incombenza della Legge di Bilancio italiana che prevede un progressivo passaggio alla dematerializzazione delle fatture, ciò vuol dire che per le aziende si presenterà la necessità di utilizzare un software ad hoc per poter connettere i vari strumenti.
Prima di intervenire a tal proposito è fondamentale avviare un’analisi della struttura aziendale e dell’archiviazione del materiale, per poter garantire la piena conformità delle informazioni con i dati richiesti dalla SdI, senza dimenticare i dettagli che sono rilevanti anche per il mittente e il destinatario.
Una delle necessità primarie è la firma e la marca temporale per autenticare le fatture. Questi elementi hanno il fine di garantire l’autenticità, l’integrità e il non disconoscimento delle fatture elettroniche.
Un software per la fatturazione elettronica produce servizi fiduciari qualificati, certificati ai sensi del regolamento europeo eIDAS relativo ai meccanismi fiduciari nelle transazioni elettroniche.
Come connettersi in modo sicuro con SdI per inviare le fatture?
Una volta che la fattura è stata trasformata nel formato richiesto e sono state applicate la firma digitale e la marca temporale, i documenti devono essere inviati all’SDI utilizzando un canale sicuro e affidabile. Il Sistema di Interscambio ha definito i canali di entrata e uscita per le fatture B2B e una piattaforma appositamente collegata permette uno scambio sicuro.
Una piattaforma strutturata appositamente per gestire tali flussi di dati implementa un canale di comunicazione sicuro e diretto con l’SdI utilizzando il protocollo di comunicazione definito per l’invio e la ricezione, garantendo anche la connettività con qualsiasi ente pubblico all’interno e all’esterno dell’Unione Europea.
Come ricevere e integrare le notifiche dell’Sdl
La gestione ottimale delle fatture richiede un flusso di notifiche che seguono la fattura e offre ai mittenti una maggiore visibilità dello stato di avanzamento. Una volta che l’Sdl ha convalidato le fatture in entrata, si riceve la prima notifica relativa alla conformità della fattura.
Questo flusso viene gestito in maniera efficiente e semplificata, quindi viene effettuata una prima convalida sintattica per verificare che i campi e le firme digitali richiesti siano corretti prima di inviare la fattura all’SDI.
Un software per la fatturazione elettronica (vedi E-Invoice 7 di Savino Solution) è responsabile della ricezione di rapporti sullo stato di avanzamento sia dall’SdI che dal destinatario finale. Da una parte, SdI invierà notifiche sullo stato di ciascuna fattura e, d’altra parte, un destinatario potrà anche inviare le proprie notifiche all’emittente tramite SdI.
Utilizzando una soluzione elettronica tutte le notifiche ricevute sullo stato dei documenti possono essere automaticamente integrate nell’ERP per essere trattate internamente in modo semplificato.
Come ottemperare alle normative sulla conservazione elettronica delle fatture in conformità con Conservazione Sostitutiva?
In Italia, i mittenti e i destinatari di fatture elettroniche devono conservare i documenti elettronici per almeno 5 anni. La conservazione di questi documenti deve essere effettuata anche in conformità con il processo di “Conservazione Sostitutiva” che, tra le altre cose, richiede la firma elettronica e la timbratura dei documenti archiviati, per dimostrare che i documenti sono rimasti intatti dal momento in cui è stato applicato il sigillo.
Un software di archiviazione elettronica offre agli utenti un servizio per conservare i certificati, le fatture insieme alle conferme di ricevimento per il tempo richiesto. La conservazione certificata con la marca temporale, ai sensi del regolamento eIDAS, garantisce l’integrità nel tempo di tutti i documenti archiviati in questo sistema. Quindi i documenti vengono resi legalmente validi anche nei confronti di terzi nell’ambito dell’Unione Europea.
La natura vincolante della fatturazione elettronica nel settore B2B avrà un impatto considerevole su tutte le aziende italiane che emettono fatture elettroniche. Influirà anche sulla ricezione delle fatture elettroniche, in quanto anche il volume sarà molto alto. In questo caso, disporre di una soluzione elettronica consente alle aziende di risolvere il problema di emissione e ricezione della fattura.