Molte aziende danno poca importanza alla realizzazione della propria documentazione tecnica ed il risultato, molto spesso, è un testo incomprensibile per le persone e privo di informazioni rilevanti.
Questo è un aspetto che in realtà non dovrebbe essere sottovalutato, dal momento che è uno strumento che l’impresa dovrebbe sfruttare per comunicare ai propri clienti la qualità dei prodotti realizzati e per fornire loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
In questo articolo ti spiego perché realizzare una documentazione tecnica di qualità è importante e chi è il comunicatore tecnico.
Buona lettura!
Chi è il comunicatore tecnico
Il comunicatore tecnico è colui che si occupa di tradurre le informazioni complesse e tecniche in un linguaggio alla portata di tutti, presentandole in modo adeguato e strutturato.
Il comunicatore tecnico è prima di tutto un tecnologo che utilizza strumenti informatici e dispositivi progettati ad hoc per la comunicazione tecnica; deve mantenersi informato su tutte le ultime novità del settore e saper utilizzare tutti gli strumenti che gli vengono forniti.
Allo stesso tempo deve tenere sempre a mente che quello che scrive è destinato all’utente finale e non ha l’obiettivo di migliorare la performance del prodotto stesso.
Un comunicatore tecnico inoltre è:
- Un traduttore, dal momento che trasforma informazioni contenute in schemi tecnici in informazioni scritte, diagrammi e foto adatti all’utente. Questi testi vengono poi comunicati utilizzando canali diversi.
- Un organizzatore, perché le informazioni raccolte e pi trasformate devono essere estrapolate da regolamenti, schemi, procedure: insomma non basta fare un copia e incolla di tutto. Le informazioni, dopo essere state raccolte, devono essere ripulite ed organizzate in modo da permettere all’utente finale di comprenderle facilmente ed in tempi brevi.
- Un presentatore, perché le informazioni contenute nella documentazione tecnica aziendale devono essere presentate nel modo che meglio si adatta alle abitudini del cliente.
Insomma la persona che ricopre il ruolo di comunicatore tecnico deve comportarsi come un investigatore ed andare a scovare tutte le informazioni di cui ha bisogno.
È molto importante inoltre che questa figura abbia delle spiccate doti linguistiche, per esprimere in modo semplice, conciso e con un linguaggio che sia comprensibile testi tecnici.
Inoltre se questi testi devono essere tradotti in più lingue, devono rispettare precise regole ed esprimere i concetti in poche parole.
Un buon comunicatore tecnico potrà possedere alcune di queste abilità naturalmente, ma ha comunque bisogno di una formazione continua e di fare esperienza per migliorarsi costantemente.
Perché la documentazione tecnica è importante
Realizzare una documentazione tecnica aziendale di qualità è importante per diversi motivi.
Prima di tutto questa influisce sulla reputazione aziendale: gli utenti si aspettano di trovare una risposta ai loro dubbi e una soluzione ai loro problemi.
Fornire contenuti scarni e di poco valore contribuisce ad aumentare il numero di chiamate all’Assistenza: in pratica i vostri operatori saranno sempre impegnati in lunghissime telefonate per cercare di aiutare i clienti a trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
Una documentazione tecnica di qualità migliora la qualità del lavoro e rende più veloci i controlli da parte degli enti pubblici ispettivi.
Mi raccomando affidati sempre ad esperti del settore, rileggi sempre i testi prodotti prima di mandarli in stampa e diffonderli in modo da poter correggere tutti gli errori presenti.
Ne vale della reputazione della tua azienda!