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Normativa protocollo informatico Pubblica Amministrazione

Le regole tecniche per la protocollazione e la documentazione dei documenti informatici sono entrate in vigore con l’avvenuta pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014 (Supplemento Ordinario n. 20), con l’obiettivo di innovare la PA e fornirle un importante supporto alla digitalizzazione. Ma qual è la specifica normativa protocollo informatico per la Pubblica Amministrazione? Vediamo di esplicare in questo contenuto ciò che occorre per orientarsi.

Il Legislatore definisce il protocollo informatico come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. Questa definizione di protocollo informatico è contenuta nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1).

Le nuove tecnologie stanno avendo un enorme impatto sulle azioni amministrative e ciò ha indotto il Legislatore ad adottare una normativa per il protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione che contiene una serie di interventi in materia di tecnologia informatica e digitalizzazione. Con il D. Lgs 82/05 il Codice dell’Amministrazione Digitale ha acquisito un particolare rilievo, dato che ha imposto a tutte le PA di utilizzare le tecnologie digitali a disposizione per realizzare obiettivi importanti quali quelli di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione. In tal senso, il protocollo informatico assume un ruolo fondamentale.

Infatti, il protocollo informatico nelle pubbliche amministrazioni rappresenta un “un sistema di certificazione e registrazione della corrispondenza attraverso il quale le amministrazioni pubbliche registrano il transito dei documenti tra l’esterno e l’interno”. Risponde a tutti gli obiettivi prima citati, permettendo infatti un processo snello di lavorazione digitale dei documenti (cartacei ed elettronici) che vengono archiviati in formato elettronico ma anche in formato cartaceo nei casi di emergenza, ovvero nei casi in cui vi fossero dei problemi tecnici che non rendano possibile alle PA l’utilizzo del sistema di archiviazione dei documenti.

In base a ciò che dice la normativa, le modalità operative attraverso cui realizzare il processo che porta all’attuazione del protocollo informatico nella pubblica amministrazione sono state delineate nel D.P.C.M. 31 ottobre 2000 che contiene le regole tecniche per la sua costituzione.

Sono tenuti a realizzare la gestione del protocollo informatico le pubbliche amministrazioni ai sensi del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 art.1 comma 2 dove: “Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale”.

In particolare, dall’1 gennaio 2004, ai sensi dell’art. 50, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le Pubbliche Amministrazioni DEVONO attenersi ai principi e alle norme qui di seguito riportate:

  • adozione del protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti delle Amministrazioni (art. 50 e ss. del D.P.R. 445/2000; decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 31 ottobre 2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 21 novembre 2000, n. 272)
  • trattamento dei procedimenti amministrativi gestito completamente in modo informatico (legge 7 agosto 1990, n. 241; D.P.R. 445/2000; decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10)
  • formazione e conservazione dei documenti informatici (deliberazione Aipa 51/2000, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 2000, n. 291; deliberazione Aipa 42/2001, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 21 dicembre 2001, n. 296)
  • sottoscrizione elettronica dei documenti informatici (d.lgs.10/2002; decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 8 febbraio 1999; decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 – “Regolamento di attuazione della direttiva Comunitaria 93/1999” – su firma elettronica)
  • gestione informatica del sistema documentale e dei flussi documentali (deliberazione Aipa 51/2000; deliberazione Aipa 42/2001; D.P.R. 445/2000)
  • accessi telematici ai dati, ai documenti, ai sistemi, alle banche dati (D.P.R. 445/2000, artt. 58, 59 e 60)
  • sicurezza dei dati, dei documenti, delle tecnologie (decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196; deliberazione Aipa 51/2000, art. 10; D.P.C.M. 31.10.2000, art. 7)
  • direttiva sulla formazione del Ministro per la funzione pubblica del 13 dicembre 2001, pubblicata su Gazzetta Ufficiale del 31 gennaio 2002, n. 26
  • disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge 27 dicembre 2002, n. 289, art. 26).

In base alla normativa, il protocollo informatico può essere adottato secondo due tipi di approcci:

    • nel primo caso, protocollo, automazione della gestione e dell’iter delle attività, formazione e conservazione dei documenti informatici costituiscono un unico sistema di “governo elettronico”
    • nel secondo caso, il protocollo informatico si pone come il punto di avvio di un sistema amministrativo informatico nel quale l’informazione utilizzata è solo di tipo “digitale”, valida in quanto tale, e l’informazione su supporti documentali cartacei viene “trasformata” in digitale.

Ogni Amministrazione deve valutare la possibilità di adottare uno o l’altro approccio per passare gradualmente a un sistema gestionale completamente automatizzato.

In base alle disposizioni normative, si evince che la sospensione disposta dall’art. 61 del D.Lgs. 179/2016 riguarda unicamente l’obbligo di adeguamento al sistema di gestione informatica dei documenti e non anche l’obbligo di formazione nativa dei documenti informatici, né la predisposizione di copie e duplicati.

L’obiettivo è però quello di creare un sistema di protocollo informatico per pubblica amministrazione in linea con la normativa e anche un sistema documentale che sia completamente digitale. Nell’analisi, lo studio, la ricerca e la gestione dei processi documentali-business che si sviluppano in una pubblica amministrazione o azienda, è possibile affidarsi a un servizio di consulenza – come quello proposto da Nicola Savino, esperto in materia di fatturazione elettronica e conservazione digitale dei documenti – che aiuti a creare flussi documentali interni ed esterni a una PA nel migliore dei modi.

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